Jak ewidencjonować czas pracy?
Wszyscy pracodawcy, którzy zatrudniają choć by jednego pracownika muszą dla niego prowadzić ewidencję czasu pracy. Jest to imienny dokument zawierający zestawienie czasu pracy i innych informacji dotyczących konkretnego pracownika. Ewidencję prowadzi się w celu właściwego ustalenia wynagrodzenia i innych składników należnych za pracę pracownika.
Ewidencję czasu pracy powinno do się prowadzić w formie karty czyli można przyjąć, że forma papierowa, będzie właściwa.
Od 1 stycznia 2019 r. zmienił się znacząco zakres informacji, które ewidencja czasu pracy powinna zawierać. Obecnie sposób prowadzenia ewidencji określa § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Powyższe rozporządzenie zawiera katalog informacji, które muszą znaleźć się we wspomnianym dokumencie.
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać takie informacje:
– liczbę przepracowanych godzin, jak również informację o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbę godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbę godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać również poniższe informacje:
a)wnioski pracownika dotyczące:
– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),
– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
b) dokumenty związane:
– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art.1513 Kodeksu pracy),
– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
c) zgody:
– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 zakaz zatrudniania w godzinach nadliczbowych i porze nocnej § 2 Kodeksu pracy),
– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).
Od stycznia 2019 okres przechowywanie ewidencji czasu pracy wynosi 10 lat, chyba, że odrębne przepisy stanowią inaczej. 10 letni okres przechowywania liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został zakończony.