Zasady przechowywania ksiąg rachunkowych
Niektóre podmioty gospodarcze zobligowane są do prowadzenia pełnej księgowości. Mogą ją prowadzić samodzielnie lub powierzyć ten obowiązek podmiotowi zewnętrznemu (księgowej lub biuru rachunkowemu). Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych może być więc różne. Prawo dopuszcza nawet przechowywanie poza granicami kraju.
Czym są księgi rachunkowe?
Rachunkowość danej jednostki tworzą gromadzone i przechowywane dowody księgowe oraz inne dokumenty przewidziane ustawą (art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe to nic innego jak pewnego rodzaju zestawienie zapisów księgowych uporządkowanych chronologicznie, które wykazują obroty i salda, aktywa i pasywy firmy.
Księgę rachunkową tworzą następujące elementy:
- dziennik
- księga główna
- księga pomocnicza
- zestawienie obrotów i sald
- wykaz składników aktywów i pasywów.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe należy zamknąć zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W jednostkach, w których rok obrotowy jest jednakowy z rokiem kalendarzowym ostateczne zamknięcie powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Wszystkie dokumenty księgowe wraz z zamkniętymi księgami rachunkowymi i zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym należy przechowywać w odpowiedni sposób i przez okres wymagany przepisami. Zagadnienia te reguluje rozdział 8 Ustawy o rachunkowości „Ochrona danych”. Zgodnie z nim: dokumentacja dotycząca ksiąg rachunkowych musi być przechowywana w sposób należyty i musi być chroniona przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1 Ustawy o rachunkowości).
Formy przechowywania ksiąg rachunkowych
- zbiory utrwalone na informatycznych nośnikach danych (art. 72 ust. 1 Ustawy o rachunkowości)
- wydruki sporządzone nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 72 ust. 2 Ustawy o rachunkowości)
Zasadniczo księgi rachunkowe są prowadzone i przechowywane przez podmiot gospodarczy, którego one dotyczą. Jednak zgodnie z ustawą dopuszcza się możliwość prowadzenia ksiąg przez podmioty zewnętrzne, dlatego też miejsce prowadzenia jak i przechowywania dokumentacji księgowej może znajdować się poza siedzibą jednostki.
Przechowywanie poza jednostką
dopuszcza się w sytuacji kiedy księgi rachunkowe zostaną przekazane innemu podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 11a Ustawy o rachunkowości, kierownik danej jednostki ma obowiązek zapewnić dostęp do ksiąg rachunkowych razem z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznym dokonującym kontroli w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu bądź w innym miejscu za zgodą organu kontrolującego.
Przechowywanie ksiąg przez podmioty, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia lub przekształcenia
Art. 76 Ustawy o rachunkowości mówi, że w przypadku zakończenia przez podmiot działalności w wyniku połączenia z innym podmiotem lub przekształcenia formy prawnej, księgi rachunkowe przechowuje jednostka kontynuująca działalność.
Przechowywanie ksiąg po likwidacji podmiotu
W przypadku likwidacji podmiotu przechowywanie dokumentów zostaje powierzone wyznaczonej do tego osobie lub jednostce. Zgodnie z art. 76 Ustawy o rachunkowości do obowiązku kierownika jednostki, likwidatora lub syndyka należy powiadomienie właściwego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urzędu skarbowego o miejscu przechowywania dokumentów.
Przechowywanie ksiąg poza granicami Polski
Art. 11 i art. 11a Ustawy o rachunkowości zawiera przepisy mówiące o sposobie przechowywania dokumentów poza granicami kraju. Podatnik ma prawo przechowywać księgi rachunkowe w innym kraju niż Polska. Jeżeli wybierze tę mozliwość to musi powiadomić o swojej decyzji właściwe organy podatkowe w Polsce. Służy do tego formularz NIP-8 lub NIP-2. W razie kontroli podatkowej podatnik będzie musiał dostarczyć wszystkie dokumenty do siedziby swojej firmy lub innego miejsca na terenie Polski, które wcześniej musi zostać uzgodnione z osobami kontrolującymi.
Ochrona przechowywania danych przez jednostki, które prowadzą księgi za pomocą komputera
Przepisy pozwalają na zapisywanie treści dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest posiadanie oprogramowania, które pozwoli odtworzyć dowody w postaci wydruku (art. 73 ust. 2). Taki wydruk ma moc wydruku księgowego, z którego została przeniesiona treść na informatyczny nośnik danych.
Ochrona danych w jednostkach zapisujących treść dowodów księgowych na komputerze powinna polegać: „na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem” (art. 71 ust. 2 Ustawy o rachunkowości)
Okres przechowywania ksiąg rachunkowych
Art. 74 ust. 2 Ustawy o rachunkowości mówi, że księgi rachunkowe przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą księgi.